Sales succes is meetbaar en falen ook. Het is dus meestal heel duidelijk welke medewerkers het goed doen en wie de doelen niet haalt. Als sales mensen over langere tijd onderpresteren, lijken ontslag en vervanging de beste oplossing. Maar het is belangrijk om samen met underperformers eerst een Sales Performance Verbeterplan (SPV) op te stellen, zodat ze een reële kans krijgen om hun resultaten op het gewenste niveau te krijgen.
In een SPV staan stappen om de prestaties binnen een vastgestelde periode op peil te krijgen. Als dat niet lukt, kan de SPV gebruikt worden om de werknemer elders te plaatsen of te ontslaan. Deze opties zijn echter op voorhand vaak duurder en ingrijpender voor de organisatie. Training en ontwikkeling van bestaande medewerkers zijn meestal goedkoper dan de werving en selectie van nieuwe mensen.
In een SPV benoemen leidinggevenden de achterblijvende resultaten – slechte kwaliteit van het werk of gemiste targets – maar een SPV is niet geschikt voor ongepast gedrag of een foute werkhouding.
Hoe maak je een SPV?
Om een SPV op te stellen, doorlopen manager en medewerker de volgende stappen in het proces:
- Vooraf: situatie bepalen en de rol van de manager
- Inhoud bepalen: SMART
- Tijdens: Teaminspanning en controle
- Achteraf: heldere afsluiting
Samenspel
Voor de effectiviteit is het cruciaal dat een leidinggevende gelooft in de kansen van de medewerker. Zonder deze overtuiging bestaat het risico dat de verkoper het proces ziet als de weg naar de uitgang. Daarom moet de manager vanaf het begin duidelijk maken dat de insteek is om de medewerker te helpen bij zijn functioneren. Bovendien is het geen eenrichtingsverkeer, maar draait het om samenspel tussen beide partijen.
Een goed startpunt is vaststellen wat de redenen zijn voor de underperformance.
- Heeft de verkoper de juiste kennis en ervaring?
- Zijn de doelen helder en haalbaar?
- Spelen er zaken in het privéleven?
- Is de beloning passend en in overeenstemming met de strategie?
Inhoud vaststellen
Iedere SVP moet SMART zijn:
- Specifiek. Wat zijn de exacte quota en gerealiseerde resultaten (qua omzet, klantbehoud, marges enz.)? Wat zijn de gevolgen (overplaatsing, degradatie, ontslag) als de doelen niet gehaald worden?
- Meetbaar. Objectieve doelen voorkomen verrassingen aan het einde van het proces. Subdoelen (aantal telefoontjes, afronding van een opleiding/training, regelmatig overleg of klantbezoeken bijvoorbeeld) kunnen helpen om de hoofddoelen te halen.
- Achievable. De doelen zijn haalbaar. Is er extra ondersteuning of opleiding nodig?
- Relevant. De doelen passen bij de functieomschrijving.
- Tijdgebonden. De SPV loopt voor een vaste tijd, 1 maand of kwartaal bijvoorbeeld, met tussentijdse meetpunten. Zo kan de medewerker geleidelijk verbeteren; het proces staat centraal in de SVP.
Sales Performance Verbeterplan (SPV) Templates
Een SPV is geen eenmalige actie, maar een proces waar alle betrokkenen aan dienen bij te dragen.
Werknemer
- Doelstellingen realiseren
- Afspraken met leidinggevenden maken om voortgang te bespreken
- Inzicht geven in oorzaken van achterblijvende prestaties en eventueel vragen om gerichte ondersteuning
Manager
- Begrijpen en aanspreken op de oorzaak van de magere resultaten. Gebrek aan training? Onheldere beloning? Leidinggevenden die dit onderzoeken, moeten wel rekening houden met mogelijke gevolgen voor de rest van het team.
- Motiveren. Een SPV is geen pretje voor de werknemer. Vertrouwelijkheid en aanmoediging zijn belangrijk om de medewerker gemotiveerd te houden.
Afsluiting of uitbreiding
- Bij het einde van de periode van SPV stellen manager en medewerker vast of de doelen zijn behaald. Als dat niet het geval is, heeft de leidinggevende twee opties:
- Conform de afspraken worden de consequenties uitgevoerd (ontslag, demotie, overplaatsing, andere arbeidsvoorwaarden). De uitkomst is geen verrassing voor de werknemer
- Er is wel vooruitgang geboekt, maar nog niet tot het afgesproken niveau. Dan kan de SPV verlengd worden.
Conclusie
SPV’s zijn zeer geschikt voor sales teams, omdat de doelen meetbaar en helder zijn. Resultaten zijn duidelijk en er zijn goede afspraken mogelijk om achterblijvende prestaties stapsgewijs op het gewenste niveau te krijgen. Dit is een taak voor zowel de medewerker als zijn leidinggevende.
Ontslag kan een uiterste middel zijn, maar soms is het de beste oplossing: slechte prestaties en ondermijnend gedrag kunnen een heel team naar beneden sleuren.
Managers kunnen hun eigen hiring proces evalueren, om te achterhalen waarom ze de verkeerde keuze hebben gemaakt. Een medewerker trainen is goedkoper dan deze vervangen, maar de meest kosteneffectieve maatregel is uiteraard om direct de juiste medewerker aan te nemen.
